Slack - bra för transparens

Vi har under ett par år nu använt ett verktyg som heter Slack. Det är ett verktyg för att kommunicera öppet i en organisation, i låsta forum eller mellan enskilda personer och grupper. Det är inte ett speciellt bra verktyg för dokumenthantering, även om det är fullt möjligt att lägga upp dokument. Det gör att det ännu inte riktigt kan ersätta ett intranät eller annat man använder för att hitta mer statisk information.

Verktyget fungerar så att vem som helst kan skapa kanaler, bjuda in folk eller låta folk gå med själv. På mitt företag har vi idag kanaler för allt; löner, utbildningar, hr, marknad, rekrytering, kunder, olika roller osv. Det finns en massa kanaler för midre viktiga ämnen också.

Det som hänt är att vi totalt har övergett vårt intranät, mail, Yammer, Skype mfl verktyg, för det är här det händer och det händer hela tiden. Har man två kontor eller kollegor som jobbar hemifrån så är det helt ovärderligt att kunna hänga med i diskussionerna. De sker asynkront, dygnet runt, men på dina egna villkor. Du läser i kapp när du har tid och du stänger av de kanaler som medför brus för dig.

För oss har verktyget medfört oerhört mycket transparens och ökad kommunikation. Vi använder verktyget för att rapportera live från ledningsgruppsmöten eller andra viktiga forum. Vi lägger upp protokollen direkt i kanalen. För mig hade blivit som ett nytt face book. Jag är uppkopplad dygnet runt och kollar vad som sägs.

Självsättande löner

Det är inte helt enkelt att införa en ny lönemodell på ett företag. Det är nog den största förändringen av alla. Lönen är något personligt, något som påverkar ens privatliv och som man kanske tom tolkar som något väldigt personligt.

I en organisation där man har transparenta löner, hög nivå av självstyre och där man har stor tillit till medarbetarna, deras värderingar och anledningen till att de valt att arbeta på just det här företaget, finns det stora möjligheter att låta medarbetarna påverka sina egna löner till en hög grad.

Det var så vi tänkte när vi bestämde oss för att ta fram en ny lönemodell.

Självsättande lönemodell

En lönemodell vi betatestar just nu går ut på att alla gör ett löneanspråk, genom att motivera sin lön med hur man bidrar till företaget. Dessa motiveringar ska vara förankrade i företagets värderingar. Det är alltså inte helt motiverat att argumentera för en löneförhöjning med att "konkurrenter ger mig det". Då bör man istället förklara på vilket sätt du bidrar till företaget som motiverar den lönen eller löneökningen.

Vi har en väl igenomtänkt process för detta, där man har ett lönemöte med sitt team och går igenom allas förslag på egen lön och motivering till dessa. Teamet kan mycket väl komma med feedback och lönerna justeras ofta efter det, både uppåt och nedåt.

När man är överens med teamet lägger man ut sina löneanspråk i en löneapplikation, där allas nuvarande löner, nya löneönskemål och motiveringar finns öppna för alla på företaget. Nu är det helt ok för alla att återkoppla med synpunkter om man anser att någons lön inte är motiverad. Detta sker i öppna Slack-kanaler eller tas upp personligen.

Konflikthantering

Om det uppstår konflikter har vi ett system med medlare som kan hjälpa till att föra dialogen framåt och försöka få personerna att närma sig varandra.

Budget-koll

När alla lagt upp sina löner och ev. konflikter är lösta gör man en buget-koll. Vi behöver förstås se om alla de lönekrav som medarbetarna har tillsammans går att få ihop i budgeten. Går det inte ihop så tillsätter vi en grupp, bestående av en person från varje team. Dessa får ta fram förslag på hur vi kan lösa situationen. Det bör i första hand handla om att öka intäkter och sänka kostnader, men om ingenting annat fungerar så kan dessa ta fram ett förslag på hur vi ska justera tillbaka löneönskemålen på ett rättvist sätt för att få budgeten att gå ihop.

Utvärdering av beta

Tanken med en beta är just att se om den här modellen fungerar eller inte. Vi i lönegruppen kommer naturligtvis att utvärdera om den är genomförbar, om det behöver göras några justeringar i modellen osv. Om allt går bra, så kan resultatet av betan tas som de gällande lönerna för årets revision som ligger ett par månader fram. Om inte, så får vi ta ett beslut om att gå tillbaka till den traditionella modellen eller hitta på något mellanting.

Vad som än händer så har vi tagit ett enormt kliv i att prova denna modell.

Reinventing Organizasations Illustrated på svenska

Den illustrerade versionen av Reinventing organisazions kom ut innan sommaren 2016 och blev ett lättläst alternativ till originalet som funnits ute ett par år.

Nu finns det översatt till svenska!

Boken handlar om organisationers utveckling genom historien. Författaren benämner varje utvecklingsfas med en färg. Den framtida agila organisationsformen, som många strävar efter, benämner han med färgen grönblå - TEAL.

Den här illustrerade versionen täcker de största områdena från originalboken och innehåller också många verkliga exempel på ett engagerande sätt.

Den svenska version är utgiven av Liber Förlag.

Transparenta löner - inte så svårt som de låter

Det är märkligt hur attityden till en viss företeelse kan förändras så radikalt med tiden. Om du skulle föreslå till en organisation att ni ska göra lönerna transparenta skulle reaktionerna troligen vara otroligt starka, både motvilliga och ifrågasättande. Omöjligt, skulle en del säga, medan vissa kanske skulle kunna tänka på det som en möjlighet om några år eller så.

Vi har på nio månder gått från traditionella, hemliga löner till helt transparenta löner.

Ny lönemodell en del av vårt teal-arbete

Vi är ett företag som för drygt ett år sedan bestämde oss för att försöka bli en medarbetarstyrd organisation. Vi kallar det en TEAL-organisation efter Frederic Laloux benämning. Sjäva tankarna har vi haft i fler år men det är först då vi tog ett formellt beslut kring detta.

Vi kom ganska tidigt fram till att vi behöver se över vår lönemodell i framtiden och försöka införa mer självsättande löner där man med hjälp av feeback från kollegor sätter sin egen lön. För att detta ska vara möjligt visste vi att transparenta löner är en förutsättning. Vi har ännu inte infört någon ny lönemodell, men arbetar på det.

Transparenta löner - ett initiativ från medarbetere

I mars 2016 planerade vi att testa en ny bedömningsmodell för löner vid årets lönerevision, inte hur och vem som sätter lönerna, utan mer hur vi bedömer vad var och en är värd i lön. Även om vi bara expreimenterade med själva bedömningsmodellen, utan att ändra själva lönemodellen just det året, så pratade vi mycket om transparenta löner. Vår vd sa uttryckligen att "Vi kommer inte att synliggöra några löner eller löneökningar under årets revision, däremot kan vi inte hindra er om ni själva skulle vilja synliggöra era löner för varandra. Det kanske tom skulle vara positivt."

Dagen efter hade en av medarbetarna skapat en intern kommunikationskanal som fick namnet "brake-the-ice". Han lade ut sin egen dåvarande lön, så att alla på företaget kunde se det. Snabbt följde många hans exempel, även de flesta i ledningsgruppen och ägarna. Ca 65% av alla medarbetare la ut sina löner vid det tillfället.

Idag är transparenta löner ett faktum

Nyligen har vi tagit fram förslag på en helt ny lönemodell, som inte bygger på den vi experimenterade med förra året, men som bygger på principen självsättande löner med hjälp av feedback från kollegor. Nu är vi redo att betatesta modellen och i samband med detta meddelade vi helt enkelt att alla löner nu ligger ute.

Reaktionerna uteblev. Det kanske var närmare 90% som hade hunnit lägga ut sina löner under halvåret som gått. Det var ytterst få som fick sina löner publicerade av företaget. Det finns självklart ett antal personer som tycker det här har var jobbigt, men i överlag så har reaktionerna kring själva transparensen uteblivit.

Inte helt friktionsfritt

Självklart har det kommit reaktioner när någon publicerat en lön som sticker i ögonen på andra. Det har pratats en hel del om orättvisa löner osv. Vi tror ändå att det inte är värre än när man spekulerar kring andras löner utan att ha fakta. Vi tror på öppenhet och feeback. Även om vi har mycket att lära oss kring hur man ger och tar feeback, så har dessa övningar ändå tagit oss ett stort steg mot ett medarbetarstyrt företag. 

Motgångar skrämmer fram de traditionella vanorna

En sak man kan vara säker på i ett förändringsarbete och det är att det kommer misslyckanden. Det är en av drivkrafterna till att man som organisation vill göra ständiga förbättringar, att när man misslyckas, så har man ändå provat och lärt sig något!

Det är förstås bra att vara snabb på att utvärdera förändringar och ibland så gör man för många förändringar på en och samma gång, så man inte riktigt vet varför motgången uppstår.

Jag är oerhört förändringsbenägen och kan nog rusa på i en ganska hög takt när jag fått vittring på något jag tror blir bättre. Det är uppenbart att det finns personer som har mycket svårare att ta till sig det nya, för att man ännu inte har fått bevis på att det funkar, för att man inte ser något fel i det gamla eller för att man helt enkelt inte gillar förändringar.

Detta är nog en utmaning för de organisationer som försöker sig på en transormering, i det här fallet till att bli en mer medarbetarstyrd organisation eller gå ännu längre till det vi kallar för en TEAL-organisation. Det är en ganska lång process att övertyga de med traditionalla vanor i ryggmärgen att Teal är bra på sikt. När man väl övertygat dem, så tar det ändå en väldigt lång tid tills de själva kan börja agera på ett nytt sätt. Gamla vanor sitter i som gamla hjulspår och jag tror ofta att de inte ens är medvetna om des saker de gör i både handling och tal.

När man sedan som en fort framåtrusande organisation stöter på en motgång, som ter sig lite större än de valiga små misstagen som bör fölåtas, så kommer den gamla traditionella chefen fram och slår näven i bordet. I en blinkning kan ett arbete som tagit år att implementera sopas bort av  personer som ännu inte har fått sitt business case serverat. De blev inte bevisat att alla förändringar leder till bättre reslutat på sista raden den här gången heller.

Det finns personer som aldrig kommer att kunna förändra sitt beteende. Det är bara att låta dinosaurierna dö ut. En smart person i mitt nätverk sa en gång: "Det är som med dinosaurierna, de väntade också på business case och se hur det gick för dem."

Ny lönemodell

I slutet av september påbörade vi vårt strategiska arbete för att ta fram en ny lönemodell. Vi har redan gjort ett experiment med att ta fram en ny bedömningsmodell som vi hoppades skulle fungera som grund för en ny lönemodell. Läs mer om detta här.

I och med att vi avvecklat vår ledningsgrupp och istället infört strategiska forum så var detta ett utmärkt arbete att göra just i ett sådant forum.

Alla medarbetare bjöds in till ett informationsmöte där vi fick ta del av vad målet med arbetet var, vad som krävs av de som deltar mm. Därefter fick alla som ville anmäla sig till forumet och en lönegrupp bildades.

Gruppen hade ett första möte där man spånade på syfte för arbetet, vad målsättningen för en ny modell var mm.

Vårt mål var att ta fram en transparent lönemodell som:

• Linjerar med företagets mål och värdegrund
• Inte äventyrar företagets existens
• Långsiktigt motiverar medarbetare
• Rättvis och jämställd
• Enkel och tydlig

Vi samlades några gånger och diskuterade ämnen som:

• Hur skapar man värde för företaget? 
• Hur bedömer man det värde man skapar?
• Vad är en rättvis lön?
• Är det skillnad på löner på olika orter?
• Är det skillnad på olika roller på företaget?

Vi spånade fram förslag på tre modeller som vi presenterade för hela företaget. Vi ville låta alla medarbetare säga sitt innan vi valde att gå vidare med en av modellerna. 

Den modell vi valde att gå vidare med var en självsättande lönemodell. Lite förenklat går ut på att du sätter själv din lön, motiverar på vilket sätt du bidrar med värde till företaget på en nivå som motsvarar ditt lönekrav. Du presenterar detta för ditt team och få feedback från dina teammedlemmar.

Vi kommer nu att finslipa på denna modell, bygga en app som kan hantera alla data. All information ska ju självklart vara transparen. Vi behöver också diskutera om det behövs rutiner kring konflikthantering, medling, vad händer om resultatet inte går ihop med budgeten osv.

En beta kommer att göras i början av nästa år.

Talare på Agile People Sweden

I veckan fick jag den stora äran att hålla ett blixtal på det mycket populära eventet Agile People Sweden! Jag var ditbjuden för att berätta lite om vår resa från ett traditionellt företag till en TEAL-organisation. Då vi själva anser att vi bara påbörjat den resan så var mitt upplägg naturligtvis att beskriva lite om både framgångsfaktorer, men också om utmaningar.

Att lägga upp ett tal om ett ämne som man brinner för på 20 minuter är en oerhörd utmaning. Det gäller att berätta väldigt övergripande, för att hinna ta med de mest intressanta upplevelserna vi haft.

Jag berättade lite om hur vi kom in på området TEAL, hur vi spred själva medvetandet på företaget, vilket förändringsarbete vi hunnit göra hittills och vad vi hade för utmaningar framöver. Jag avslutade med lite egna reflektioner kring just de största utmaningarn och gav lite tips på saker att beakta om man är i början eller funderar på att göra en sådan resa.

Jag tror talet var uppskattat, för jag fick väldigt mycket feedback efteråt. Jag hoppas få tillfälle att komma tillbaka och berätta om fortsättningen på sagan, både med- och motgångar någon gång.

Det är något speciellt med att dela med sig av visioner man verkligen tror på. Jag känner det hos alla teal-inspiratörer jag möter, att vi har ett budskap som vi gärna delar med oss av.

http://agilepeoplesweden.com