I denna artikel använder jag ordet feedback, även om återkoppling skulle fungera lika bra. Feedback betyder ”ge föda till någon” + ”back”, som i betydelsen ”baklänges” eller ”tillbaka”.
Som tradition har feedback varit en ganska enkelriktad företeelse. Det förväntas av en chef att ge medarbetaren återkoppling med jämna mellanrum.
I välmående företag kan man få en klapp på axeln lite mer regelbundet och en avstämning kanske finns schemalagd med jämna mellanrum. Det handlar ändå sällan om en dialog, utan mer om vad en medarbetare gör bra och vad man kan förbättra. En gång per år har man en större genomgång i form av ett utvecklingssamtal och självklart förväntas medarbetaren också ge feedback tillbaka till chefen, även om detta oftast är en av de sista punkterna i ”mallen”. Har man tur så hinner man hafsa sig genom den punken också.
Börja med övning och rutiner
Det är enkelt att uppmuntra till att ge feedback, men det är svårare att göra det till en naturlig vana i vardagen. Det vi måste komma ihåg att vi svenskar till naturen inte går runt och berömmer våra kollegor, inte alla av oss i alla fall. Vi avvaktar också ganska länge innan vi sätter oss och återkopplar kring något som skulle kunna förbättras, för vi vill ju inte hamna i en konflikt med en kollega. Är man inte van att ge feedback, så känns det inte helt naturligt. Vi behöver öva på det, även ledare.För att börja någonstans kan man göra en gemensam övning med företaget, avdelningen eller teamet. Varför inte ledningsgruppen eller styrelsen. Man sätter sig i smågrupper och skriver ner en eller flera positiva kommentarer om de andra i gruppen. Sen går man laget runt och ger sin feedback till varandra och kanske delar ut den skrivna lappen också.
En variant är att man sitter mitt emot varandra i två långa rader. Man ger feedback till den som sitter mitt emot och sen flyttar den ena sidan ett steg, så man hamnar framför en ny medarbetare och gör om samma sak. Denna variant gör att feedbacken blir lite mer personlig. De flesta blir förvånade över vilken otroligt fin feedback man kan få från en kollega, sådant som inte kommer fram i vardagen, tyvärr. Efter övningen diskuterar man hur det kändes att ge respektive att ta emot feedback. Oftast är detta är väldigt nyttig reflektion.
För att sätta feedback i system i vardagen kan man börja med att exempelvis avsluta varje retrorespektive med att ge varandra feedback. Kanske inte alla till alla, men alla till någon. Förhoppningen är att feedback blir en så naturlig del av vår vardag att detta inte behöver schemaläggas.
Fokusera på positiv feedback
Jag tror personligen att det i dessa sammanhang är bra om feedbacken mestadels är positiv. Alla behöver uppmuntran och behöver höra vad man gör bra. När man känner varandra bra, kan man gå över till att varva med feedback där det finns förslag på förbättringspotential, fortfarande framfört i positiva ordalag. Alla vet att det går och vrida och vända på allt. Vill man tala om för en kollega att denna skriver mindre bra kod, kan man istället för att säga det på ett negativt sätt, föreslå att man sätter sig tillsammans i teamet och kommer överens om några bra kodstandarder som alla ska hålla sig till. Jag är helt övertygad om, av egen erfarenhet, att man växer och utvecklas bäst i en enbart positiv feedback-miljö.Nu finns det argument som säger att om man enbart får positiv feedback, så slutar man att förbättra sig. Vad jag menar är att även kritik kan framföras på ett uppmuntrande sätt i form av förbättringsförslag, för jag tror att negativ kritik oftast trycker ner människan och resulterar i destruktivt tänkande. Det är ju inte därför vi vill uppmuntra till en feedback-vänlig miljö.
360 graders feedback – en tuffare metod
Det finns metoder som betonar vikten att få ta del av kritik för att man ska växa. En sådan modell är 360 graders feedback. Metoden går ut på att man själv ber flera personer i ens omgivning att anonymt komma med ris och ros. Man väljer ut några kollegor, ens chef, en annan chef, en kund osv. Syftet är att få ärlig feedback från många olika intressenter och att resultatet får en att utvecklas. Jag tycker tanken är god, men jag tycker ändå att det känns lite överambitiöst att var och en ska ta ansvar för att få in feedback för sin egen möjlighet att växa och att denna feedback ska vara anonym.Jag tror också att i många organisationer, som hos oss på Meridium, så är det teamet som tillsammans är ansvarigt för vår leverans och vår service mot våra kunder. Vi mäter vårt arbete med kontinuerlig kundutvärderingar och gör det öppet. Vi uppmanar kunderna att vara helt ärliga och säga vad de tycker om teamets arbete utifrån de områden de själv prioriterat och jämfört med vilken grad av prioritet varje område har. På motsvarande sätt gör teamet en utvärdering av kundprojektet och hur man har lyckats inom teamets prioriterade områden. Och vi lär oss massor av resultaten.
Lär känna varandra, men först dig själv
Det finns personer som jobbar som kollegor i många år, men som inte riktigt lär känna varandra ordentligt. Det är viktigt att uppmuntra alla i en organisation att våga vara sig själva och ge möjlighet för medarbetare att lära känna varandra på lite djupare plan. En vanlig svensk företeelse som bidrar mycket till vår företagskultur är ”fika”. Det pratas mycket om detta fenomen i utländska organisationer och jag tror inte att vi riktigt förstår hur mycket dessa små fikastunder bidrar till trivsel och möjligheten för våra medarbetare att prata om lite annat än bara jobb.Hos oss äter vi exempelvis frukost tillsammans varje morgon och jag tror att det bidrar mycket till både trivsel och vår kontakt med kollegorna. De flesta företagen är också duktiga på att anordna aktiviteter som medför att vi lär känna varandras styrkor och svagheter och lär oss att lita på varandra i våra team. Vare sig det handlar om teamövningar eller en bowlingkväll på stan, så är det ändå något vi gör utanför kontoret och där vi kan prata om annat än bara jobb.
Det jag tror kan vara ett starkt komplement är att jobba mer med övningar av karaktären personlig utveckling. Ju mer man lär sig om sig själv och varför man beter sig på ett visst sätt i olika situationer, så blir man också bättre på att förstå andra. Om medlemmar i ett team känner till sina egna och varandras styrkor och svagheter så blir det också lättare att dels ge feedback på rätt sätt och dels också lösa utmaningar tillsammans. Den skarpaste utvecklaren är kanske inte den som är den bästa ledaren eller den bästa administratören.
Om teamet känner varandra, så kan de hjälpas åt mycket smartare och effektivisera teamets arbete. Förutom styrkor och svagheter har alla medarbetare också en passion för något. Om ingen känner till det, så missar man också möjligheten att använda den drivkraften i teamet.
Vem ska ge och få feedback
Feedback får inte vara enkelriktat. Det är lika viktigt att ge som att ta emot. Feedback är inte heller någon företeelse mellan chef och medarbetare. Den viktigaste dialogen bör ske mellan medlemmarna i teamet och mellan teamet och kunden. Det är lika viktigt att kunden få kontinuerlig feedback för att kunna lära sig och utvecklas som att kunden ger feedback till teamet för att de ska veta om kunden är nöjd.Teamet kan ofta ha ett mål formulerat som ”vi ska ledan kunden”, med betydelsen att vi ska ha tydligt uppsatta rutiner och mål i projektet och ska hjälpa kunden att hålla sig till detta. En kund är ofta inte van att arbeta agilt och kunden har sina intressenter och annat som styr dess behov. En konstant återkoppling mellan teamet och kunden gör att alla avsteg från initiala rutiner kan röjas tidigt.
Vad kan du själv göra för att få mer och bättre feedback?
Ditt eget bidrag till en feedback-vänlig miljö är oerhört viktig. Om du ger feedback, men också uppmuntrar till andra att ge dig det tillbaka, så skapar du bättre förutsättningar för en miljö där man både ger och tar.- Våga be om feedback
- Fråga vad du ska börja – sluta – fortsätta att göra
- Ta emot utan att försvara
- Agera på den feedback du får
- Tacka för att någon tar sig tid att ge dig värdefull återkoppling
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar